(1) تهدف هذه السياسة إلى وضع إطار ملزم وموحد تعتمد عليه الجهات الرقابية في أعمال التفتيش بما يضمن الاتساق والشفافية والكفاءة والفاعلية في أداء أعمال التفتيش والرقابة، وضمان سلامة واستدامة المنظومة الرقابية والحفاظ على المصالح الوطنية للمملكة.

(2) تعد هذه السياسة خط أساس وطني يوضح الحد الأدنى من العناصر والمتطلبات الخاصة بعمليات التفتيش الواجب اعتمادها لضمان مواءمة منهجيات التفتيش بين الجهات الرقابية كافة، مع مراعاة أفضل الممارسات المعترف بها دوليًا في هذا المجال.

(3) تراعي هذه السياسة عنصر التوعية والتثقيف العملي للمنشآت كجزء أساسي من عملية التفتيش لتعزيز مستوى فهمها بالمتطلبات ورفع مستوى نضج ممارسات الامتثال، دونما تأثير على نتائج أعمال التفتيش.

(4) تسري أحكام هذه السياسة على جميع الجهات الرقابية في المملكة والمخولة بمهمات ومسؤوليات التفتيش والرقابة، بما يشمل جميع أعمال التفتيش والرقابة النظامية التي تنفذها أو تشرف عليها تلك الجهات أو تسندها لجهات أخرى.

(5) تحدد هذه السياسة العناصر الأساسية التي تنظم أعمال التفتيش في المملكة، بما فيها:

(أ) جميع مراحل التفتيش بدءًا من التخطيط وتحديد المستهدفات، والإعداد والتنفيذ، وصولًا إلى إعداد التقارير وإقفال حالات التفتيش.

(ب) الآليات التي تمكن الجهات الرقابية من مراقبة أداء أنشطة التفتيش وتقييمها وتحسينها بشكل مستمر.

(6) يستثنى من نطاق هذه السياسة ما يلي:

(أ) آليات التنسيق فيما بين الجهات الرقابية.

(ب) قواعد السلوك أو الأخلاقيات المطلوبة من المفتشين والمراقبين.

(ج) آليات الإنفاذ.

(د) الإجراءات المتعلقة بالاعتراضات.

(7) يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية أينما وردت في هذه السياسة، المعاني المبينة إلى جانب كل منها ما لم يقتض السياق خلاف ذلك:

المصطلح التعريف

الجهة الرقابية       الوزارات والهيئات وما في حكمها من الأجهزة ذات الشخصية المعنوية العامة المستقلة المخولة نظامًا بمهمات ومسؤوليات التفتيش والرقابة.

المركز               المركز الوطني للتفتيش والرقابة.

النطاق      القطاع، أو مجال العمل، أو النشاط الذي يندرج تحت إشراف الجهة الرقابية.

المنشأة      المؤسسة أو الشركة أو الشخص ذو الصفة الاعتبارية الذي يزاول أيًا من الأنشطة الخاضعة للرقابة من قبل الجهة الرقابية.

التفتيش     العمليات والأنشطة الرقابية المباشرة أو غير المباشرة للتحقق من الالتزام بالأنظمة واللوائح وما في حكمها.

التفتيش عن بُعد      عملية تفتيش تنفذ دون وجود فعلي للمفتش أو المراقب في مرافق المنشأة، بالاعتماد أساسًا على تقنيات وأدوات الاتصال لإجراء التفتيش.

الرقابة     الصلاحية والمسؤولية النظامية للجهة الرقابية في الإشراف على الأنشطة والمنشآت الخاضعة لها.

المفتش أو المراقب الشخص المخول نظامًا من قبل الجهة الرقابية بإجراء أعمال التفتيش.

تقرير التفتيش        الوثيقة الرسمية التي تصدرها الجهة الرقابية أو المفتش أو المراقب المخول بعد انتهاء عملية التفتيش، وتوثق التقييم الرسمي للجهة الرقابية لمدى التزام المنشأة بالأنظمة واللوائح والتعليمات والاشتراطات المعمول بها.

إشعار تفتيش         المخاطبة الرسمية التي تصدرها الجهة الرقابية أو المفتش أو المراقب المخول لإبلاغ المنشأة بعملية تفتيش مرتقبة وفق الإجراءات المعمول بها.

عدم امتثال            مخالفة لأي من الأنظمة واللوائح وما في حكمها.

إجراءات الإنفاذ      تدابير رسمية يتم اتخاذها من قبل الجهة الرقابية بموجب الأنظمة واللوائح وما في حكمها في حالات عدم الامتثال.

الإجراءات التصحيحية        التدابير التي تتخذها المنشأة لمعالجة حالة عدم الامتثال.

الأمر الفوري        توجيه نظامي يصدره المفتش أو المراقب فورًا أثناء عملية التفتيش، وذلك بموجب الصلاحيات الممنوحة له ووفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

الاعتراض           طلب رسمي نظامي تقدمه المنشأة لمراجعة قرار إداري صادر من الجهة الحكومية بإيقاع مخالفة أو جزاء عليها، وذلك من خلال آلية الاعتراض المعتمدة.

المختبر   مختبر أو معمل معتمد من قبل جهة مختصة لإجراء اختبارات أو تحليلات معينة وفق معايير محددة.

العينة      جزء من المواد، أو المنتجات، أو البيئة التي يتم اختبارها أو تحليلها.

8) يجب على الجهة الرقابية وضع وتوثيق وتنفيذ عمليات التفتيش بما يتوافق مع المبادئ التوجيهية التالية:

(9) مبدأ التوعية والامتثال أولًا

(أ) يجب على الجهة الرقابية إضافة عناصر التوعية والتثقيف والتوجيه التصحيحي وتنفيذها في جميع مراحل عمليات التفتيش، بحسب ما تقتضيه طبيعة التفتيش وطبيعة النطاق الرقابي، بهدف تعزيز الامتثال الطوعي والمستدام من قبل المنشآت وتحفيز التحسين المستمر.

(ب) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون المتطلبات التي على المنشآت واضحة ومفهومة، وتوجيه المنشآت إلى الوثائق الرسمية، بالإضافة إلى توضيح مخاطر عدم الامتثال.

(ج) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون عمليات التفتيش موجهة في المقام الأول نحو النتائج ويتم توثيقها بشكل منهجي، بحيث تركز على تحقيق تحسينات ملموسة في الامتثال وتقليل المخاطر بدلًا من أن تكون استكمالًا لخطوات إجرائية فقط.

(د) يجب على الجهة الرقابية التعامل مع ضبط المخالفات وفرض الجزاءات كأدوات إنفاذ داعمة للامتثال.

(10) مبدأ التركيز على نهج قائم على المخاطر

(أ) يجب على الجهة الرقابية اعتماد منهجية قائمة على المخاطر تكون موثقة وشفافة، توجه من خلالها عمليات التخطيط والتنفيذ والإقفال لأنشطة التفتيش بحسب المخاطر المرتبطة بالنطاق الرقابي.

(ب) يجب على الجهة الرقابية مراجعة وتحديث منهجية تقييم المخاطر وأولويات أنشطة التفتيش بشكل دوري استنادًا إلى التغيرات الجوهرية في المعلومات والاحتياجات التنظيمية.

(11) مبدأ الاتساق وإمكانية التنبؤ

(أ) يجب على الجهة الرقابية تطبيق عمليات التفتيش بشكل منهجي بما يضمن التعامل مع الحالات المماثلة بصورة متسقة.

(ب) يجب على الجهة الرقابية تحديد ما هو متوقع من المنشآت وإبلاغها به قبل وأثناء وبعد عمليات التفتيش، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - الواجبات الرئيسة، والبيانات المطلوب تقديمها والجداول الزمنية، باستثناء الوثائق أو الإجراءات أو الأساليب الداخلية غير المخصصة للنشر العام.

(ج) يجب على الجهة الرقابية توثيق أي انحراف عن العمليات المنهجية مع بيان المبررات بشكل واضح لضمان قابلية المراجعة وتحقيق العدالة في المعاملة.

(12) مبدأ الشفافية والعدالة

(أ) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون الأسس النظامية ونطاق ومنهجية التفتيش والاشتراطات الفنية والنتائج محددة بوضوح ومتاحة للمنشآت، باستثناء الوثائق أو الإجراءات أو الأساليب الداخلية غير المخصصة للنشر العام.

(ب) يجب على الجهة الرقابية ضمان التزام عمليات التفتيش بمبدأ العدالة عند تقييم مستوى الامتثال.

(13) مبدأ الحياد والنزاهة

(أ) يجب على الجهة الرقابية ضمان إجراء عمليات التفتيش بشكل محايد، واتخاذ القرارات بناءً على الأدلة الموضوعية.

(ب) يجب على الجهة الرقابية تحديد عمليات التفتيش بما يضمن تنفيذها بأعلى درجات النزاهة والمهنية.

(14) يجب على الجهة الرقابية تحديد عمليات التفتيش الخاصة بها بما يتوافق مع المراحل الأربعة التالية:

(أ) مرحلة التخطيط لأعمال التفتيش وتحديد مستهدفاتها: ويشمل التخطيط الاستراتيجي باستخدام منهجيات متعددة، لاستهداف وتحديد أولويات وجدولة أعمال التفتيش استنادًا إلى المستهدفات الوطنية ومستوى المخاطر والمتطلبات النظامية.

(ب) مرحلة الإعداد لأعمال التفتيش: ويشمل الإجراءات الإعدادية التي يتعين اتخاذها قبل الزيارة التفتيشية بما يضمن الجاهزية واتساق الأداء.

(ج) مرحلة تنفيذ أعمال التفتيش: وتشمل هذه المرحلة إجراء التقييم الشامل للمنشأة للتحقق من مدى امتثالها وتقديم الإرشاد والتوعية لتحسين الأداء واستدامة الامتثال.

(د) مرحلة إجراءات ما بعد أعمال التفتيش: وتشمل توثيق نتائج أعمال التفتيش بشفافية والإبلاغ عنها بصورة عادلة ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية، إن وجدت، والإقفال الرسمي لحالة التفتيش.

(15) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن أعمال الإرشاد والتوعية لا تؤثر على حيادية أعمال التفتيش وأنها تعد إجراءً مكملًا يهدف إلى تعزيز الامتثال المستدام.

(16) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن أعمال الإرشاد والتوعية لا تعد بديلًا عن إجراءات الإنفاذ النظامية وألا يترتب عليها تغيير في نتائج أعمال التفتيش أو مهل التصحيح أو القرارات النهائية.

(17) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون أعمال الإرشاد والتوعية واقعية ومقترنة بالمتطلبات النظامية المعمول بها دون أن يتضمن ذلك تصميم أو تنفيذ الحلول أو الإجراءات التصحيحية نيابة عن المنشآت.

(18) يجب على الجهة الرقابية إنشاء وصيانة نظام إلكتروني رسمي لتوثيق وتسجيل وإدارة أعمال التفتيش والأدلة والسجلات، وضمان التخزين الآمن لها، وضبط صلاحيات الوصول إليها، والاحتفاظ بها لمدة مناسبة وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها والإجراءات المنظمة لذلك.

(19) يجب على الجهة الرقابية توحيد أعمال الإرشاد والتوعية، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - أي مواد أو توجيهات أو مراسلات يتم تقديمها، لضمان المعاملة العادلة لجميع المنشآت، وتوثيق تلك الأعمال في نظامها الرسمي.

(20) ينبغي على الجهة الرقابية، حيثما أمكن ومسموح به، الاستفادة من التقنيات والأدوات الرقمية المتاحة لدعم جميع مراحل أعمال التفتيش، وبما يسهم في رفع جودة وكفاءة أنشطة التفتيش.

4.1 مرحلة التخطيط لأعمال التفتيش وتحديد مستهدفاتها

(21) يجب على الجهة الرقابية وضع الخطط السنوية لأعمال التفتيش استنادًا إلى أنواع التفتيش ونطاق التغطية، بما يضمن التخطيط المنهجي وتخصيص الموارد بكفاءة واتساقها مع الأهداف التنظيمية المعتمدة، مع تخصيص قدرة مناسبة للتعامل مع أعمال التفتيش التفاعلية والاستثنائية التي لا يمكن التنبؤ بها مسبقًا.

(22) يجب على الجهة الرقابية توثيق واعتماد خطط التفتيش الخاصة بها، وتزويد المركز الوطني للتفتيش والرقابة بتلك الخطط وأي تعديلات تطرأ عليها، بما في ذلك التغييرات المنهجية وفق المتطلبات المعتمدة.

(23) ينبغي على الجهات الرقابية، قدر المستطاع، التنسيق مع الجهات الرقابية المختصة عند وضع خططها السنوية لأعمال التفتيش، بهدف الحد من تكرار الزيارات غير الضرورية والحد من التداخل في نطاق التفتيش على المنشآت ذاتها.

(24) ينبغي على الجهة الرقابية أن تغطي أثناء التخطيط لأعمال التفتيش عناصر تشمل - على سبيل المثال لا الحصر - الأهداف والأولويات بناءً على المخاطر، وحجم أعمال التفتيش ووتيرتها، والمنهجية المتبعة، بما يضمن اتساق الإجراءات وقابليتها للتنبؤ.

(25) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بتوثيق وتحديث منهجية تقييم المخاطر بشكل دوري، بما في ذلك الحدود والمعايير المستخدمة لتصنيف فئات المخاطر.

(26) يجب على الجهة الرقابية اعتماد منهجية منظمة وشفافة لتحليل المخاطر تأخذ في الاعتبار كلًا من المخاطر المرتبطة بطبيعة النشاط والمخاطر المرتبطة بسلوك المنشأة ومدى التزامها.

(27) يجب على الجهة الرقابية ضمان فعالية التنفيذ لخطط أعمال التفتيش الخاصة بها، من خلال تقييم مدى ملاءمة الموارد والجاهزية التشغيلية والقدرات اللوجستية قبل بدء عملية التنفيذ، ومعالجة أي ثغرات لضمان جودة واستمرارية أعمال التفتيش.

4.1.1 أنواع أعمال التفتيش

(28) يجب على الجهة الرقابية، عند إعداد خططها، أن تأخذ في الاعتبار أنواع التفتيش التالية على الأقل:

(أ) عمليات التفتيش الدورية: وهي زيارات تفتيشية مجدولة تنفذ بناءً على نماذج التخطيط وأولويات المخاطر والمتطلبات النظامية ذات الصلة، وتشمل - على سبيل المثال لا الحصر - التحقق الدوري من الامتثال، والزيارات المجدولة.

(ب) عمليات التفتيش التبعية: وهي زيارات تفتيشية يتم إجراؤها بعد كشف عمليات التفتيش الأولية عن حالة عدم امتثال، وذلك للتحقق من فعالية تنفيذ الإجراءات التصحيحية.

(ج) عمليات التفتيش التفاعلية: وهي الزيارات التفتيشية التي تنفذ استجابة للشكاوى أو البلاغات أو الحوادث أو المخاطر المستجدة.

(د) عمليات التفتيش الاستثنائية: وهي الزيارات التفتيشية التي تنفذ بناءً على متطلبات خاصة بالجهة الرقابية، وتشمل - على سبيل المثال لا الحصر - الزيارات المرتبطة بالأولويات الوطنية التي تقع خارج نطاق التغطية الدورية للتفتيش.

(29) يجب على الجهة الرقابية تقييم الشكاوى والحوادث والبلاغات وفق معايير مكتوبة ومحددة مسبقًا لتحديد مدى صحتها وخطورتها وأولويتها، وذلك قبل تنفيذ أي تفتيش تفاعلي.

4.1.2 وتيرة تنفيذ عمليات التفتيش

(30) يجب على الجهة الرقابية تحديد وتيرة تنفيذ عمليات التفتيش بما يتوافق مع الاحتياجات التنظيمية ووفق منهجية قائمة على المخاطر وأدوار ومسؤوليات الجهة الرقابية، على أن تراعي عند تحديدها نوع النشاط وحجمه ونطاقه الجغرافي وتأثيره على السكان أو البيئة وسجل الامتثال السابق والفترة الزمنية منذ آخر زيارة تفتيشية.

(31) يجب على الجهة الرقابية استخدام بيانات حديثة ودقيقة وموثوقة في عملية التخطيط لعمليات التفتيش، على أن تكون هذه البيانات مستمدة من مصادر معتمدة.

4.2 مرحلة الإعداد لأعمال التفتيش

(32) يجب على الجهة الرقابية تضمين المواضيع التالية على الأقل للإعداد لأعمال التفتيش:

(أ) الإرشاد والتوعية ما قبل التفتيش.

(ب) تعيين المفتش أو المراقب.

(ج) خطة التفتيش.

(د) أحكام إشعار التفتيش.

4.2.1 الإرشاد والتوعية ما قبل أعمال التفتيش

(33) يجب على الجهة الرقابية تزويد المنشآت بمواد إرشادية واضحة ومتاحة، تمكنها من إجراء التقييم الذاتي الفعال وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(34) ينبغي على الجهة الرقابية الإعلان للمنشآت عند إصدار أو تعديل أي أنظمة أو لوائح أو اشتراطات عبر قنواتها الرسمية، وأن تسعى إلى إيضاح تلك التغييرات بطرق متعددة وإبراز الفجوات الشائعة في الامتثال.

(35) يجب على الجهة الرقابية نشر أنظمتها ولوائحها واشتراطاتها وقوائم التحقق الخاصة بالتفتيش السارية للمنشآت الخاضعة لرقابتها على موقعها الإلكتروني الرسمي، باستثناء الوثائق أو الإجراءات أو الأساليب الداخلية غير المخصصة للنشر العام.

(36) ينبغي على الجهة الرقابية أن توفر الإرشادات والتوعية والمعلومات اللازمة المتعلقة بكيفية استعداد المنشآت لعمليات التفتيش.

(37) ينبغي على الجهة الرقابية أن تعقد جلسات توعوية أو تنشر إرشادات قطاعية تتطرق إلى حالات عدم الامتثال المتكررة التي يتم رصدها خلال عمليات التفتيش.

(38) ينبغي على الجهة الرقابية أن تأخذ في الاعتبار إجراء زيارة توعوية مجدولة وموثقة للمنشآت الجديدة، لتوضيح الاشتراطات المطبقة وما يتوقع منها فيما يتعلق بأعمال التفتيش.

4.2.2 تعيين المفتش أو المراقب

(39) يجب على الجهة الرقابية تعيين مفتشين أو مراقبين لكل عملية تفتيش وضمان التحقق من استقلاليتهم ومن عدم وجود أي تعارض فعلي أو محتمل في المصالح.

(40) يجب على الجهة الرقابية تعيين مفتشين أو مراقبين أكفاء يمتلكون المؤهلات المطلوبة والخبرات الفنية والعملية اللازمة التي تتناسب مع طبيعة عملية التفتيش.

(41) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يتم توثيق عمليات تعيين المفتشين والمراقبين وتدوينها والاحتفاظ بها بشكل رسمي لأغراض المتابعة والمراجعة.

(42) يجب على الجهة الرقابية ضمان التدوير الدوري في تعيين المفتشين والمراقبين لتفادي إسناد المهام للمفتشين والمراقبين أنفسهم بشكل متكرر إلا في الحالات التي تستوجب ذلك.

4.2.3 خطة التفتيش

(43) يجب على الجهة الرقابية التأكد من وضع خطة موثقة ومتناسبة مع نطاق التفتيش ومتوافقة مع المتطلبات التالية قبل المباشرة بأي عملية تفتيش:

(أ) مراجعة السجل النظامي للمنشأة، ونتائج أعمال التفتيش السابقة عند توافرها، والمتطلبات الخاصة بالنطاق المعني، لضمان الإعداد المستهدف لأعمال التفتيش، وبما يتماشى مع نطاق التفتيش المحدد.

(ب) إعداد خطة مكتوبة تحدد، على الأقل، الأهداف، والنطاق، والمنهجية، وقوائم التحقق، والجدول الزمني، وتكوين الفريق، والترتيبات اللوجستية، حسب الحاجة.

(ج) ضمان توفير جميع معدات الحماية الشخصية والأدوات والأجهزة اللازمة للمفتشين والمراقبين، بما في ذلك ما يلزم من وسائل الحماية والترتيبات التيسيرية للمفتشين من الأشخاص ذوي الإعاقة، وأن يتم اختبار هذه المعدات والتأكد من فعالية عملها قبل بدء أعمال التفتيش.

(د) التأكد في حال اقتضت أعمال التفتيش إجراء ترتيبات فنية محددة أو الحصول على تصاريح الدخول أو التنسيق مع جهات أخرى، أن تتوفر هذه المتطلبات مسبقًا.

4.2.4 أحكام إشعار التفتيش

(44) يمكن للجهة الرقابية إجراء عمليات تفتيش غير معلنة لعدة أسباب منها - على سبيل المثال لا الحصر - طبيعة نشاط المنشأة أو حماية السلامة العامة أو الاستجابة لمعلومات موثوقة أو بلاغات عن المخالفات أو احتمالية إخفائها، أو الحالات التي قد يؤدي فيها الإشعار المسبق إلى تقليل فعالية عملية التفتيش، على أن توثق الجهة الرقابية المبررات والأسباب الداعية للقيام بعمليات التفتيش غير المعلنة.

(45) في حالة التفتيش المعلن، يجب على الجهة الرقابية أن تضع وتطبق إجراءات واضحة لإصدار إشعارات التفتيش بما يتوافق مع مبادئ الشفافية والعدالة والفعالية وفقًا لما يلي:

(أ) تُمنح المنشآت إشعارًا مسبقًا بوقت كافٍ قبل إجراء التفتيش.

(ب) إجراء عمليات التفتيش خلال ساعات العمل الرسمية للمنشأة، ما لم تكن هناك مخاطر وشيكة أو متطلبات نظامية أو سياسات وإجراءات خاصة بالجهة الرقابية تحتم القيام بخلاف ذلك.

4.3 مرحلة تنفيذ عملية التفتيش

(46) يجب على الجهة الرقابية توحيد إجراءات تنفيذ عملية التفتيش لضمان الاتساق بين مختلف المنشآت الخاضعة لإشرافها.

(47) يجب على الجهة الرقابية الأخذ بالاعتبار، على الأقل، الأنشطة التالية عند تنفيذ عملية التفتيش:

(أ) التفاعل مع المنشأة.

(ب) التحقق من الامتثال.

(ج) جمع الأدلة والوثائق.

(د) الإرشاد والتوعية أثناء تنفيذ عملية التفتيش.

(48) يجب على الجهة الرقابية ضمان تنفيذ أعمال التفتيش بطريقة تحافظ على التعاون مع المنشأة بما يعزز الشفافية ويسهل الوصول إلى المواقع والمعلومات ذات الصلة.

(49) يجب على الجهة الرقابية أن تتيح قدرًا من المرونة في نطاق التفتيش لتمكين المفتشين من التعامل مع المعلومات المستجدة أو المخاطر الطارئة التي قد تظهر أثناء التنفيذ مع الالتزام بالتوثيق والإشراف.

(50) يجب على الجهة الرقابية ضمان إجراء أعمال التفتيش بكفاءة وتناسب بما يقلل الاضطراب في عمليات المنشأة مع ضمان تغطية كافية لنطاق وأهداف التفتيش وفقًا للمتطلبات النظامية المحددة.

(51) يجب على الجهة الرقابية ضمان التعامل مع المعلومات الحساسة أو السرية أثناء أعمال التفتيش وفقًا للأنظمة ذات العلاقة وفي حدود الغرض الرقابي وبالقدر اللازم فقط، وحصر الاطلاع عليها بمن يلزمهم الاطلاع لأداء مهامهم.

(52) ينبغي على الجهة الرقابية تنفيذ أعمال التفتيش وفق خطة التفتيش المعتمدة، مع الالتزام بالنطاق والجدول والمنهجية المعتمدة.

4.3.1 التفاعل مع المنشأة

(53) يجب على الجهة الرقابية ضمان إجراء أعمال التفتيش بمهنية وشفافية بما يعزز التواصل البناء بين المفتش والمنشأة.

(54) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يقدم المفتش أو المراقب بطاقة تعريف سارية المفعول مع توضيح صفته النظامية والصلاحية التي تتم بموجبها عملية التفتيش وأن يطلب الدخول إلى الموقع وفق الإجراءات النظامية المعمول بها.

(55) يجب على الجهة الرقابية، قدر الإمكان وبما لا يتعارض مع الأنظمة واللوائح وما في حكمها، ضمان إبلاغ المنشأة بالعناصر والأنشطة الأساسية لعمليات التفتيش بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - تحديد النطاق أو مراجعة الوثائق أو جمع الأدلة أو سحب العينات، بالإضافة إلى حقوق المنشأة والتزاماتها، وذلك من أجل تعزيز الشفافية والثقة.

(56) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بأن يكون التواصل أثناء عمليات التفتيش وفق المعلومات الواقعية والموضوعية وألا يتجاوز توضيح الملاحظات المسجلة، والامتناع عن الدخول في أي نقاشات أو مفاوضات تتعلق بالغرامات أو الجزاءات أو إجراءات التظلم والاعتراض.

(57) يجب على الجهة الرقابية تحديد أحكام واضحة لمعالجة حالات عدم التعاون أو الإعاقة أو المخاطر المتعلقة بالسلامة أثناء التفتيش، بما في ذلك صلاحية المفتش في إعادة توضيح الالتزامات النظامية واتخاذ الإجراءات المناسبة وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(58) ينبغي على الجهة الرقابية ضمان إبلاغ المنشأة بالغرض من سحب العينات ونتائج اختبارها بشفافية.

4.3.2 التحقق من الامتثال

(59) يجب على الجهة الرقابية تقييم الظروف والممارسات والإجراءات الفعلية ومدى التزام المنشأة بالمتطلبات النظامية من خلال تنفيذ أنشطة تشمل - على سبيل المثال لا الحصر - تفقد مرافق المنشأة والمقابلات مع العاملين وسحب العينات وإجراء الاختبارات ومراجعة الوثائق والسجلات.

(60) يجب على الجهة الرقابية تعزيز نهج تفقد المرافق الذي يركز على الملاحظة الواقعية والتحقق من الامتثال، بما يضمن فهمًا دقيقًا لعمليات المنشأة أثناء التنفيذ.

(61) يجب على الجهة الرقابية وضع أحكام واضحة تتيح للمفتشين والمراقبين إصدار أوامر فورية عند رصد مخاطر أو مخالفات معينة، وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(62) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون المقابلات مع الموظفين وسيلة فعالة للتحقق من الامتثال وتوضيح الملاحظات وتقييم مستوى فهم المتطلبات النظامية وتطبيقها داخل المنشأة.

(63) يجب على الجهة الرقابية تعزيز استخدام أساليب المقابلات المنظمة والموضوعية التي تضمن اتساق المعلومات وعدالتها وموثوقيتها.

(64) يجب على الجهة الرقابية ضمان استخدام عمليات سحب العينات واختبارها - عند الضرورة وحيثما كانت ملائمة لطبيعة النطاق الرقابي - كأدوات موضوعية للتحقق من الامتثال وتقييم المخاطر وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(65) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون جميع أنشطة سحب العينات واختبارها، سواء أجريت في المختبرات أو في الميدان، قائمة على أسس علمية سليمة وأساليب قياسية معتمدة، ووفق مرجعيات فنية معترف بها وما تقرره الجهة الرقابية، بما يضمن صحة نتائج الاختبار وموثوقيتها.

(66) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون الأدوات والمعدات والأجهزة المستخدمة لسحب العينات أو اختبارها مناسبة وأن تتم صيانتها بشكل دوري وخاضعة للمعايرة وضمان الجودة، كما يجب أن تحدد الشروط التي يجوز بموجبها إجراء الاختبارات الميدانية أو القياسات في موقع المنشأة لضمان الاتساق والدقة.

(67) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن عمليات سحب العينات واختبارها تتم بطريقة محايدة وخالية من تعارض المصالح.

(68) يجب على الجهة الرقابية وضع أحكام واضحة تحث على جمع المعلومات الضرورية وذات الصلة واستخدامها فقط لدعم أهداف عمليات التفتيش والامتثال للمتطلبات النظامية.

(69) يجب على الجهة الرقابية وضع الضوابط والإجراءات الكفيلة بالتحقق من مدى صحة ودقة وكمال المعلومات التي تم جمعها خلال عمليات التفتيش، بما في ذلك الوثائق والسجلات، وتوفير آليات مناسبة للتحقق من موثوقيتها.

(70) يجب على الجهة الرقابية تحديد توقعات واضحة للمنشآت بشأن المدد الزمنية المناسبة لتقديم السجلات أو المعلومات المطلوبة مع وضع معايير موحدة لطلبات التمديد أو تقديم معلومات إضافية.

(71) يجب على الجهة الرقابية أن توفر للمفتشين والمراقبين قائمة تحقق محددة وواضحة لعملية التفتيش، على أن يرتبط كل بند فيها بسند نظامي أو لائحة أو اشتراط أو تعميم ذي صلة.

(72) يجب على الجهة الرقابية تحديد كل بند في قائمة التحقق بصياغة واضحة، ووضع وتوثيق معايير وأساليب موضوعية للتحقق من الامتثال لكل بند بطريقة متسقة.

(73) يجب على الجهة الرقابية تحديد الإجراءات الممكن اتخاذها لكل بند في قائمة التحقق، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - ممتثل أو غير ممتثل أو غير ممتثل ولكن يتطلب التصحيح، واستخدام قائمة التحقق كأساس لتحديد المخالفات وتسجيلها.

(74) يجب على الجهة الرقابية وضع إجراءات للتعامل مع حالات عدم الامتثال التي تقع خارج نطاق اختصاصها، وأن تحيل تلك الحالات إلى الجهة المختصة، إن أمكن.

4.3.3 جمع الأدلة والوثائق

(75) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون جميع نتائج أعمال التفتيش مدعومة بأدلة موثوقة ويمكن التحقق منها بشكل يثبت حالات عدم الامتثال للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(76) يجب على الجهة الرقابية تحديد مبادئ واضحة لحوكمة الأدلة المقبولة بهدف ضمان اتساق جميع أعمال التفتيش وموثوقيتها وشفافيتها، بما يتوافق مع الأنظمة واللوائح ذات العلاقة.

(77) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون الأدلة محددة وقابلة للتتبع وموثقة بطريقة تدعم المساءلة والنزاهة وإمكانية إعادة التحقق من نتائج أعمال التفتيش.

(78) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يتم جمع أو حفظ المواد أو المعلومات خلال أعمال التفتيش بطريقة نظامية ومتكافئة تضمن النزاهة والعدالة.

(79) يجب على الجهة الرقابية النظر بموضوعية في أي إيضاحات أو ملاحظات أو معلومات إضافية تقدمها المنشأة، وأن يعكس ذلك بشكل مناسب في سجل التفتيش.

(80) يجب على الجهة الرقابية توثيق التفاصيل الرئيسة الخاصة بأعمال التفتيش، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - الأنشطة والملاحظات والتاريخ والوقت والمشاركون ونقاط المناقشة الرئيسة، لضمان قابلية التتبع ودعم نزاهة سجل التفتيش.

(81) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون المعلومات الشخصية أو السرية التي يتم جمعها أثناء المقابلات محدودة بما هو ضروري فقط، وأن يتم الامتثال بالكامل لأنظمة حماية البيانات والخصوصية المعمول بها.

(82) يجب على الجهة الرقابية ضمان الامتثال لمتطلبات السرية وحماية البيانات وأمن المعلومات في جميع مراحل عملية التفتيش.

4.3.4 الإرشاد والتوعية أثناء عملية التفتيش

(83) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تشمل عملية التفتيش الإرشاد والتوعية للمنشآت فيما يتعلق بالامتثال كوسيلة لتعزيز فهم المتطلبات النظامية والالتزام بها، دون أن يؤثر ذلك على حيادية المفتش أو استقلاليته.

(84) يجب على الجهة الرقابية تعزيز الإرشاد الذي يساعد المنشآت على إدراك أهمية الامتثال والغايات من المتطلبات التنظيمية ومؤشرات الأداء المقبولة، والمعايير أو الممارسات ذات الصلة بالقطاع.

(85) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يستند الإرشاد والتوعية المقدم أثناء التفتيش إلى الأدلة والتوجيهات الرسمية المعتمدة فقط، وذلك لضمان الدقة والتناسق في توضيح المتطلبات التنظيمية.

(86) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يقدم المفتشون والمراقبون شرحًا واضحًا للمتطلبات المعمول بها خلال عمليات التفتيش، وأن يجيبوا عن استفسارات المنشأة ضمن نطاق صلاحيتهم مع إحالة أي مسائل تتجاوز اختصاصهم إلى الجهات المعنية.

(87) ينبغي على الجهة الرقابية أن تشجع المفتشين على تقديم الدعم الإرشادي للمنشآت في معالجة المخالفات غير الجسيمة مباشرة أثناء عملية التفتيش، مع توثيق الملاحظة وما قدم بشأنها من إرشادات أو تعليمات لأغراض التوعية، على أن يراعى في جميع ذلك التناسب مع مستوى المخاطر، وما تقضي به الأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(88) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بإيضاح الممارسات الجيدة للمنشأة المتوائمة مع المتطلبات النظامية بهدف تعزيز السلوك الإيجابي والامتثال المستدام.

(89) يجب على الجهة الرقابية ضمان ألا تتداخل أنشطة الإرشاد والتوعية مع نطاق التفتيش أو تؤثر عليه أو على إجراءات أخذ العينات والاختبارات أو جمع الأدلة وتوثيقها.

4.4 مرحلة إجراءات ما بعد أعمال التفتيش

(90) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن توفر مرحلة ما بعد التفتيش إطارًا منظمًا وشفافًا وخاضعًا للمساءلة لتوثيق نتائج أعمال التفتيش والتحقق من الامتثال ومعالجة حالات عدم الامتثال وإقفال حالات التفتيش.

(91) يجب على الجهة الرقابية ضمان تسجيل نتائج أعمال التفتيش والإبلاغ عنها ومراجعتها بشكل دقيق، على أن تكون مدعومة بالأدلة الموثوقة.

(92) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بوضع آليات فعالة للتغذية الراجعة والمتابعة والإجراءات التصحيحية والتصعيد والإرشاد، بما يضمن الامتثال للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(93) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تعزز إجراءات ما بعد عملية التفتيش الإنفاذ والالتزام وتحقق التوازن بين المساءلة والتوجيه البناء.

4.4.1 إعداد تقارير التفتيش واعتمادها

(94) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون تقارير التفتيش مكتملة ودقيقة وخاضعة للمراجعة المستقلة قبل إصدارها، وأن تتضمن جميع الملاحظات ذات الصلة والإجراءات التصحيحية والمواعيد النهائية وأي أوامر فورية.

(95) يجب على الجهة الرقابية إبلاغ المنشآت بنتائج أعمال التفتيش المعتمدة بشكل آمن وشفاف مع الاحتفاظ بالسجلات الرسمية لجميع المراسلات والإخطارات.

4.4.2 ملاحظات المنشأة

(96) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بتوفير قناة طوعية للمنشآت لتقديم ملاحظاتها حول عملية التفتيش، على ألا يترتب على ذلك أي أثر سلبي على نتائج أعمال التفتيش أو إجراءات الإنفاذ.

(97) يجب على الجهة الرقابية السماح للمنشأة بتقديم ملاحظاتها حول عناصر عملية التفتيش، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - وضوح الإجراءات، وجودة التواصل، والمهنية، والالتزام بالمواعيد، وجهد الإعداد للزيارة التفتيشية والامتثال.

(98) يجب على الجهة الرقابية مراجعة الملاحظات والتعليقات بشكل دوري بهدف تحديد وتنفيذ التحسينات على مستوى عمليات التفتيش وتدريب المفتشين والمراقبين.

4.4.3 التصحيح والامتثال

(99) في الحالات التي يكون فيها تصحيح المخالفة من قبل المنشأة قابلًا للتطبيق، ينبغي على الجهة الرقابية إلزام المنشآت باتخاذ الإجراءات اللازمة خلال المدة الزمنية المحددة والتحقق من تنفيذ هذه الإجراءات من خلال الأدلة المقدمة أو الزيارات التفتيشية التبعية، حسب الاقتضاء.

(100) يمكن للجهة الرقابية أن تطلب من المنشأة تقديم خطة إجراءات تصحيحية تتضمن الإجراءات المقترحة لمعالجة كل مخالفة ومواعيد التنفيذ المتوقعة والإجراءات الفورية التي تم اتخاذها بعد الزيارة التفتيشية.

(101) يجب على الجهة الرقابية مراجعة كل خطة تصحيحية للتحقق من كفايتها وقابليتها للتنفيذ واتساقها مع المتطلبات التنظيمية.

(102) يمكن للجهة الرقابية منح تمديد لفترة التصحيح، متى ما كان ذلك مبررًا ووفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها، وتصعيد حالات عدم الامتثال غير المعالجة إلى إجراءات الإنفاذ.

4.4.4 عمليات التفتيش التبعية

(103) يجب على الجهة الرقابية إجراء الزيارات التفتيشية التبعية عند الحاجة للتحقق من تنفيذ الإجراءات التصحيحية، مع التركيز على المخالفات التي تم تحديدها سابقًا ومعالجة أي حالات جديدة يتم اكتشافها.

(104) يجب على الجهة الرقابية توثيق جميع عمليات التفتيش التبعية وربط نتائجها بحالة التفتيش الأصلية لضمان الاتساق في المتابعة.

4.4.5 التصعيد في حالات عدم الامتثال

(105) يجب على الجهة الرقابية تصعيد المخالفات غير المعالجة إلى إجراءات إنفاذ نظامية وفقًا للأنظمة واللوائح ولوائح الجزاءات المعمول بها.

(106) يجب على الجهة الرقابية إشعار المنشآت بإجراءات الإنفاذ النظامية المتخذة بحقها وإتاحة آليات التظلم أو الاعتراض النظامي، وذلك وفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها ومتطلبات المركز الوطني للتفتيش والرقابة، مع الاحتفاظ بسجلات لجميع الإجراءات المتخذة.

4.4.6 إقفال الزيارة التفتيشية

(107) يجب على الجهة الرقابية إقفال ملف الزيارة التفتيشية الخاص بكل منشأة بشكل رسمي عند استكمال جميع الأعمال المتعلقة بتلك الزيارة، بما في ذلك إعداد تقرير التفتيش، مع ضمان أن تكون جميع الوثائق والتقارير والأدلة والقرارات مكتملة ودقيقة.

(108) يجب على الجهة الرقابية إصدار إشعارات الإقفال الرسمية والاحتفاظ بسجلات الإقفال ضمن نظام إدارة التفتيش الرسمي.

4.4.7 الإرشاد والتوعية ما بعد عملية التفتيش

(109) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يكون الإرشاد والتثقيف بعد التفتيش موجهًا نحو دعم المنشآت في تحقيق الامتثال مع الحفاظ على حيادية المفتش ودون التأثير على إجراءات الإنفاذ.

(110) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تشمل أنشطة الإرشاد والتثقيف جميع حالات عدم الامتثال التي تم رصدها خلال أعمال التفتيش.

(111) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يقدم المفتشون والمراقبون خلال التواصل أو عمليات التفتيش التبعية نصائح عملية أو مراجعة تنظيمية تدعم المنشآت في تحقيق الامتثال للأنظمة واللوائح وما في حكمها.

(112) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن يؤكد الإرشاد المقدم ممارسات الامتثال الإيجابية والجهود الفعلية في تحقيق الامتثال، ويعزز الاستدامة في التقيد بالمتطلبات التنظيمية.

4.5 منهجيات التفتيش

(113) يجب على الجهة الرقابية التعامل مع منهجيات التفتيش غير الميدانية، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - التفتيش عن بُعد أو التفتيش الآلي أو أي منهجيات أخرى، كوسائل لتنفيذ أعمال التفتيش. كما يجب عليها، قدر الإمكان وبما يتناسب مع طبيعة المنهجية، تطبيق المراحل والإجراءات والأنشطة ذاتها لعملية التفتيش الميداني، مع تكييف الوسائل والأدلة عند الاقتضاء.

(114) يجب على الجهة الرقابية استخدام منهجيات التفتيش المختلفة وفقًا لما تقضي به الأنظمة واللوائح وما في حكمها، وبما يتلاءم مع طبيعة النشاط محل التفتيش وأهدافه.

(115) يجب على الجهة الرقابية التأكد من أن أي منهجية تفتيش تستخدمها كافية ومناسبة لتحقيق أهداف التفتيش ونطاقه، وبما يضمن موثوقية نتائج أعمال التفتيش وصحتها.

(116) يجب على الجهة الرقابية وضع معايير واضحة لتحديد مدى ملاءمة كل منهجية تفتيش، بما في ذلك إرشادات تتعلق بالأساليب والأدوات والتقنيات المطلوبة، والتحقق من توافر القدرة الفنية والتشغيلية لدى المنشأة لتمكين تطبيق تلك المنهجية.

(117) يجب على الجهة الرقابية إيضاح التزامات المنشآت المرتبطة بكل منهجية تفتيش تعتمدها، بما في ذلك ما يلزم تقديمه من بيانات أو معلومات، وأي متطلبات فنية أو إجرائية ضرورية لدعم تطبيق المنهجية المعتمدة.

(118) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن الأدلة التي يتم جمعها أثناء تطبيق أي منهجية تفتيش تستوفي معايير النزاهة والصحة وقابلية التتبع المطبقة على الأدلة الناتجة عن التفتيش الميداني.

(119) يجب على الجهة الرقابية توثيق جميع أنشطة التفتيش، وتسجيل البيانات والأدلة ونتائج أعمال التفتيش في أنظمتها الرسمية المعتمدة، وذلك لكافة منهجيات التفتيش المستخدمة، وبما لا يتعارض مع متطلبات السرية وحماية البيانات والاحتفاظ بالسجلات المعمول بها.

(120) يمكن للجهة الرقابية، عند الاقتضاء ووفقًا للأنظمة واللوائح وما في حكمها، الجمع بين أكثر من منهجية تفتيش لتحقيق أهداف التفتيش بكفاءة وفعالية أعلى.

4.5.1 التفتيش عن بُعد

(121) يجب على الجهة الرقابية ضمان وجود آليات للتحقق من هوية المشاركين في أعمال التفتيش عن بُعد ودورهم للمحافظة على النزاهة والمساءلة.

(122) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون الوثائق التي تمت مراجعتها عن بُعد والسجلات الرقمية صحيحة وكاملة ويمكن التحقق من صحتها لدعم تقييم الامتثال.

(123) يجب على الجهة الرقابية الالتزام بأن تكون عمليات التفتيش عن بُعد موثقة وتشمل المعلومات المتعلقة بالتفتيش، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - إمكانية الوصول والتفاعل والنطاق والتوقيت والمشاركون والوسائط المستخدمة، للاحتفاظ بسجل شامل وشفاف.

(124) يجب على الجهة الرقابية ضمان الأخذ بالاعتبار القيود أو الانقطاعات أو التحديات الفنية أو المعلوماتية المتعلقة بأعمال التفتيش عن بُعد، بما في ذلك - على سبيل المثال لا الحصر - إمكانية الوصول أو التغطية أو جودة البيانات أو المشاكل الفنية، وتضمينها في نتائج أعمال التفتيش.

(125) يجب على الجهة الرقابية ضمان استخدام الأدوات المعتمدة والآمنة فقط لتنفيذ أعمال التفتيش عن بُعد وفقًا لأنظمة حماية البيانات والخصوصية المعمول بها.

(126) يجب على الجهة الرقابية إنشاء نظام شامل وموثق لمتابعة أداء أعمال التفتيش متضمنًا أهدافًا محددة وواضحة وخطوط أساس، وذلك لضمان التحسين المستمر في عمليات التفتيش.

(127) يجب على الجهة الرقابية تصميم نظام مراقبة الأداء لأعمال التفتيش لتقييم أنشطة التفتيش ومدى استيفائها للواجبات النظامية التي على الجهة الرقابية القيام بها، ومدى تحقيقها لمستويات الجودة المستهدفة، وتقليل المخاطر، وتعزيز معدلات الامتثال.

(128) يجب على الجهة الرقابية ضمان أن تكون مراقبة أداء المفتشين والمراقبين وفقًا للمعايير والمستهدفات المحددة.

(129) يجب على الجهة الرقابية تحديد مؤشرات قابلة للقياس لتقييم أداء نظام مراقبة عمليات التفتيش.

(130) يجب على الجهة الرقابية وضع مؤشرات لقياس أثر أنشطة التوعية والإرشاد على مستوى الامتثال، وأن تستند إلى نتائج هذه المؤشرات في مراجعة وتعزيز طريقة تصميم وتنفيذ تلك الأنشطة، عند الاقتضاء.

(131) يجب على الجهة الرقابية جمع البيانات المتعلقة بأداء أعمال التفتيش وتخزينها وتحليلها بشكل ممنهج، بما يضمن الدقة والنزاهة وقابلية التتبع وقابلية المقارنة مع مرور الوقت.

(132) يجب على الجهة الرقابية استخدام بيانات لقياس الأداء تكون دقيقة وكاملة ومحدثة وتخضع لضوابط الجودة ومسارات التدقيق والمراجعة المحددة.

(133) يجب على الجهة الرقابية تحليل بيانات أعمال التفتيش ومؤشرات الأداء وملاحظات وتعليقات المنشآت بشكل دوري لتحديد المشكلات النظامية وتحسين منهجيات أعمال التفتيش وتخصيص الموارد بفعالية.

(134) يجب على الجهة الرقابية مراجعة الحالات التي تُلغى فيها أو تُعدّل فيها قراراتها الإدارية من قبل جهة قضائية مختصة، والاستفادة من تلك الحالات في تحديد أوجه القصور في ممارسات التفتيش وتصحيحها بما يقلل من تكرار الأخطاء المماثلة.

(135) يجب على الجهة الرقابية تقديم كافة البيانات المتعلقة بأداء وتنفيذ أعمال التفتيش الواردة في هذه السياسة، وذلك وفقًا للصيغة والنطاق والوتيرة التي يحددها المركز الوطني للتفتيش والرقابة، وبما لا يتعارض مع متطلبات السرية وحماية البيانات المنصوص عليها في الأنظمة واللوائح ذات الصلة.